Benchmarking Record Management PT Garuda Indonesia ke BI

Arsip Bank Indonesia kembali menjadi tempat untuk instansi atau lembaga lain melakukan benchmarking, banyak hal dapat dipelajari melalui kunjungan ini mulai dari kepemimpinan, transformasi, budaya kerja. Kali ini giliran PT Garuda Indonesia, pada hari Kamis tanggal 10 Desember 2015 melakukan benchmarking ke Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan Bank Indonesia (Divisi Arsip).

Rombongan dipimpin oleh Sadwari Budi Sarwindah yang akrab dipanggil Endah, Senior Manager Documentation & Record Mangement PT Garuda Indonesia, “Kunjungan kami ke BI bertujuan untuk  mencari inspirasi, terkait inovasi dalam aspek pelayanan, menambah wawasan dan pengetahuan tentang bisnis proses, organisasi dan standar operasi terkait dokumen perusahaan, karena kearsipan BI sudah tersertifikasi”, tutur Endah.

Saat menerima rombongan Rini Andriani Pejabat Kepala Tim Divisi Arsip BI, meyampaikan bahwa dimasa dulu dan sekarang pelayanan keasripan BI telah banyak berubah mengikuti perkembangan teknologi informasi menjadi customer oriented. Berdasarkan perubahan paradigma tersebut terbentuklah transformasi dan terciptanya inovasi-inovasi baru yang fokus pada akses kearsipan yang lebih mudah dan cepat. Mulai dari pemberkasan hingga meng-upload-nya ke sistem BI-RMS.

Kegiatan diawali dengan knowledge sharing meliputi aplikasi sistem kearsipan dan Manajemen Dokumen BI dipandu oleh Tri Arso Purnomo, pengelolaan Sentral Khazanah Arsip (SKA) KPBI oleh Andar Mulyana. Pengelolaan SKA ini menurut peserta penting disampaikan, karena sangat mendukung proses pencarian dan pengadministrasikan penerimaan arsip dari Satuan-satuan kerja dengan menggunakan Bank Indonesia Sistem Aplikasi Pengelolaan SKA (BI-SASKA).

Setelah istirahat makan siang dilakukan on the spot ke SKA yang berada di Gedung Arsek, mulai dari lantai empat sampai dengan enam, kemudian dilanjutkan penjelasan Road To ISO oleh Ibu Sri Yulistiani (Kepala Divisi Arsip BI). Peserta benchmark sangat antusias dalam mengajukan pertanyaan, terutama mengenai aplikasi yang telah diterapkan BI. Diskusi yang berlangsung sejak pagi sampai dengan pukul 15.30 WIB, dirasakan sangat bermanfaat oleh peserta sebagai masukan untuk Garuda.

Menurut Endah, dengan dilakukannya benchmarking ini, PT Garuda berharap akan semakin meningkatkan pelayanannya, hasil dari kegiatan ini sangat mendorong PT Garuda untuk melakukan pengembangannya di bidang record management karena Garuda tidak salah memilih BI yang telah mempunyai pelayanan kearsipan yang up to date. Sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai PT Garuda Indonesia dapat dikembangkan serta dapat diutilisasi, kemudian disebarkan keseluruh karyawan perusahaan.