Seminar Nasional Kearsipan "Peran Strategis Tatakelola Dokumen Elektronik"

Sebagai salah satu lembaga negara yang memiliki berbagai prestasi di bidang kearsipan, Bank Indonesia (BI) memiliki visi standar arsip yang berkelas dan berstandar dunia. Oleh karena itu secara intensif BI perlu melakukan sosialisasi tentang kearsipan khususnya “Penggunaan Dokumen Elektronik (DE)”, guna menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas, bukti sah dan tulang punggung organisasi.

Untuk mewujudkan visi tersebut, BI menggelar Seminar Nasional Kearsipan dengan tema “PERAN STRATEGIS TATAKELOLA DOKUMEN ELEKTRONIK” pada hari Selasa tanggal 8 Desember 2015, bertempat di Ruang Serbaguna Menara Syafruddin Prawiranegara, Kantor Pusat Bank Indonesia.

Diadakannya seminar ini adalah untuk memberi wawasan, wacana, pengetahuan dan sebagai sarana knowledge sharing bagi para pengguna Dokumen Elektronik sesuai dengan ketentuan dan perundang-andangan yang berlaku.

Acara dibuka oleh Ibu Suzanna G Hamboer, Kepala Grup Pengamanan dan Arsip KPBI. Dalam sambutannya beliau meyampaikan bahwa telah banyak institusi menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan operasionalnya. Kemajuan teknologi ini telah melahirkan informasi elektronik dan dokumen elektronik. Agar dokumen elektronik tersebut memberi manfaat yang lebih optimal maka para penguna dokumen elektronik harus memamahi tatakelola dokumen elektronik dengan baik, benar sesuai dengan standar praktek terbaih (best practice) dan perundang-undangan. Hal ini dimaksudkan agar dokumen elektronik bener-benar otentik, sehingga dokumen elektronik dapat diakui dan digunakan sebagi alat bukti dipengadilan. Oleh karenanya peran strategis tata kelola dokumen elektronik sangat penting dipahami guna menghindari adanya contra productive dan menimbulan masalah dikemudian hari.

Bertindak selalu moderator adalah Sri Yulistiani (Kepala Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan Bank Indonesia), sedangkan  nara sumber yang ditampilkan adalah Drs M Taufik MSi Deputi Bidang ANRI mengupas tentang Undang-undang no 43 tahun 2009, Dr Pri Pambudi Teguh, SH, MH pejabat Panitera Muda Perdata Mahkamah Agung berbicara tentang Pemanfaatan Dokumen Elektronik Dalam Penanganan Perkara di MA, Anthonius Malau Kepala Bagian Hukum dan Kerjasama Ditjen Aplikasi Informatika Kemkominfo RI membawakan Peran Strategis Tatakelola Dokumen Elektronik dan Perspektif UU ITE, Taufik Asmiyanto M.Si Ketua Program Studi  Manajemen Informasi dan Dokumen Program Vokasi Universitas Indonesia menyampaikan kajian Quo Vadis Manajemen Arsip Elektronik di Indonesia.

Dihadiri oleh sekitar 200 peserta termasuk undangan dari Perbankan, Institusi BUMN, Unit Kearsipan Pemprov DKI, Akademisi, Perbarindo, Perbanas, Asosiasi Arsip Indonesia dan Satuan Kerja Bank Indonesia. Latar belakang diselenggarakannya seminar ini, mengingat perkembangan teknologi informasi dan globalisasi telah mengubah perilaku masyarakat maupun peradaban manusia secara global. Sehingga banyak lembaga dan institusi telah menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan operasionalnya sebagai sarana manajemen informasi, transaksi dan komunikasi yang melahirkan informasi elektronik dan dokumen elektronik. Sehingga dokumen elektronik tersebut memberi manfaat yang lebih optimal sebagai alat bukti yang sah dipengadilan, oleh karenanya perlu wacana terkait tatakelola, pemahaman dan pengetahun tentang dokumen dimaksud.

Dokumen elektonik adalah  setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

M. Taufik dari ANRI menyampaikan bahwa penlenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya kegiatan kearsipan yang dilakukan oleh sebuah lembaga, tersedianya arsip yang otentik, terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Serta menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, mendinamiskan sistem yang komperehensif terpadu,  menjadi bukti pertanggungjawaban, keselamatan aset nasional dan meningkatkan kualitas pelayanan publik.

“A borderless, Invincible, Cyber Connected”, demikian ungkap Anthonius Malau dari Kemkominfo mengawali pembicaraannya sebagai narasumber dalam seminar tersebut. Kegiatan dunia maya telah merubah transformasi sosial budaya hampir diseluruh penjuru dunia. Mulai dari etika, pengetahuan, regulasi, pembangunan, hukum dan aktivitas lainnya. Seperti adanya e-commerce, e-banking, cyber notary, e-voting dll.

Hal tersebut di Indonesia, kini diperkuat dengan diberlakukannya Undang-undang no 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Yang melatar belakangi undang-undang tersebut diciptakan adalah karena UUD 45 Pasal 28, yang melindungi sistem informasi yang baik, terjaga dan utuh (security dan integrity). Undang-undang ini melindungi serangan (attack), penyusupan (intruder) atau penyalahgunaan (misure), dengan membuat aturan yang secara teknis melakukan tatakelola kegiatan yang terkait informasi transaksi elektronik, sesuai dengan aturan hukum.

Pemanfaatan TI dan transaksi elektronik bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia, meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik, memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan teknologi seoptimal mungkin serta bertanggung jawab, memberikan rasa aman, keadilan dan kepastian hukum bagi pengguna TI.

Sedangkan Taufik Asmiyanto akademisi dari Universitas Indonesia berpendapat bahwa melihat konstelasi dokumen elektronik dalam kancah pertarungan kuasa hukum pembuktian, jelas menyadarkan kita bahwa pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik yang terpercaya dan akuntabel dalam tata kelola kearsipan nasional adalah sebuah tuntutan. Kegagalan dalam menghadirkan dokumen elektronik sebagai bukti hukum di masa depan tidak perlu terjadi sehingga tidak ada pihak-pihak yang dirugikan. Dalam membangun sistem ini jelas diperlukan sinergi positif dari pihak terkait dengan mendasarkan pada pengalaman-pengalaman negara yang telah menerapkannya dan kajian-kajian akademis lintas disiplin.

Diskusi-diskusi ilmiah pragmatis lintas disiplin secara berkelanjutan perlu dirancang agar hasil kajian akademis dapat dipaparkan dan dapat menemukan manfaat praktisnya. Sehingga tujuan mengembangkan sistem manjemen arsip elektronik untuk memastikan bahwa arsip sebagai hasil aktivitas transaksi organisasi dapat tersedia saat diperlukan. Ketersediaan ini dimaknai bahwa sistem yang ada harus mampu menjaga keaslian dan keutuhan isi dari informasi arsip itu, dengan mempertahankan kontrol intelektual arsip, yang mencakup informasi konstektual yang memadai dapat menghadirkan provenans, konteks dan struktur arsip dan manajemen arsip mempunyai karakteristik otensitas, kehandalan, integritas dan kegunaan. Sehingga arsip elektronik yang dihasilkan merupakan arsip organisasi yang professional, akuntabel, integritas dan inovatif.