Sentral Khazanah Arsip (SKA)

Sebanyak 213 peserta program Pendidikan Calon Pegawai Muda (PCPM) Angkatan 31 Gelombang 2 tahun 2014, dalam rangka meningkatkan kemampuan dan pembekalan untuk menjadi Pegawai  Bank Indonesia, pada hari Jum’at tanggal 2 Mei 2014 melakukan kunjungan ke Departemen Logistik dan Pengamanan qq Divisi Pengaturan dan Pengelolaan Kearsipan (Divisi Arsip), di Gedung Arsek KP-BI Jakarta.

 Dalam kunjungan tersebut peserta diterima oleh Kepala Divisi Arsip dan beberapa Pejabat yang sekaligus menjadi nara sumber. Peserta diperkenalkan pada ruang simpan arsip atau Sentral Khazanah Arsip (SKA) Bank Indonesia, yang  dikelola oleh Divisi Arsip. Mulai dari visi, misi, penerimaan dokumen, penyimpanan, penyusutan hingga pengetahuan mengenai semua peralatan yang mendukung fungsi dalam SKA.  

 SKA yang berlokasi di lantai 3 s.d 6 gedung Arsek, adalah sarana penyimpanan yang menggunakan rak dorong (roll o pact), lemari gambar, lemari arsip elektronik, lemari microfilm. Menggunakan sistem sirkulasi dan pengkondisian udara dengan temperatur dan kelembaban yang diatur oleh mesin dehumidifier serta pintu besi tahan api double key system.

 Untuk kelancaran pelayanan, setiap ruangan dilengkapi dengan sarana komunikasi (aiphone), sistem tata suara, lift dumbwaiter dan building automation system. Sarana pelayanan lainnya berupa ruang baca, mesin baca microfilm, mesin fotocopy, Bank Indonesia Sistem Aplikasi SKA (BISASKA) dan daftar inventaris arsip De Javasche Bank

 Sedangkan arsip yang disimpan di SKA adalah arsip statis De Jasche Bank tahun 1828 s.d 1953, yang volumenya tercatat dalam buku inventaris De Javashe Bank mencapai 375 m. Kemudian juga ada arsip inaktif milik satuan satuan kerja dengan jadual retensi (JR) diatas 3 tahun, film dan kaset rekaman, foto berwarna dan hitam putih, negatif foto berbentuk kaca, poster, media magnetic, CD, Cartridge.

Adapun jasa pelayanan yang dilakukan Divisi Arsip di SKA adalah penyimpanan asli ketentuan, penyimpanan dokumen Satker, peminjaman dokumen, alihmedia dokumen tekstual kedalam microfilm. Pelayanan ini dimaksudkan untuk mengamankan asli ketentuan yang diterbitkan oleh BI, untuk mengurangi beban peyimpanan arsip Satker, mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Anggota Dewan Gubernur, serta menjaga keamanan arsip yang mempunyai nilai kebijakan organisasi BI dan nilai guna sejarah.

Sebagai bentuk komitmen terhadap mutu jasa pelayanan, telah ditetapkan kebijakan mutu bahwa Divisi Arsip Bank Indonesia bertekad menghasilkan dan mengoperasikan jasa SKA KPBI yang bermutu sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku serta sesuai kebutuhan pemegang kepentingan (Satker dan Dewan Gubernur) dengan menetapkan, mengkaji ulang, meningkatkan mutu secara berkesinambungan sasaran-sasaran mutu dan sistim manajemen mutu untuk memenuhi standard internasional. Guna merealisasikan standard mutu tersebut, sejak tanggal 1 Juni 2003 SKA KP-BI telah beroperasi dengan menerapkan Sistem Manjemen Mutu berdasarkan ISO 9001-2000 dan di up grade menjadi ISO 9001-2008.

Setelah dilakukan klasikal, peserta diajak berkunjung memasuki SKA. Sehingga peserta dapat memahami dan tahu mengenai    lemari roll o pact, buku besar De Jasche Bank, penataan arsip yang disimpan dalam kotak, contoh penataan bundel arsip, penataan bundel transaksi keuangan, penyimpanan arsip gambar (drawing chart) tipe vertikal, lemati penyimpan compact disk, sarana mikro film, alat pemantau suhu dann kelembaban udara (thermohygrometer), processor micro film, reader printer microfilm, hingga ruang penyortiran arsip yang akan dimusnahkan.

Diharapkan dengan pengetahuan yang diterima tersebut, jika sudah ditempatkan pada Satker, peserta mengetahui dan memahami fungsi SKA serta dapat menerapkan sistem kearsipan sesuai dengan Manejemen Dokumjen Bank Indonesia.