Dalam kehidupan
organisasi, kesadaran pentingnya arsip bagi kebutuhan organisasi masih
rendah. Hal ini disebabkan oleh pandangan dan praktik kearsipan di hampir
setiap jenis organisasi yang hanya menekankan arsip adalah “surat”.
Pada masyarakat arsip
masih dipandang sebelah mata, bahkan banyak yang ber-opini bahwa arsip adalah
hanya kertas usang digudang, bahkan sering mengabaikan fungsi arsip sebenarnya.
Di era teknologi informasi sekarang ini, fungsi kearsipan menjadi semakin
penting karena arsip merupakan alat bukti dan pertanggungjawaban pelaksanaan
sebuah kegiatan yang memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
pendidikan, riset, sekaligus menjadi sejarah yang tidak dapat dipisahkan. Arsip
bukan hanya berbentuk kertas, tapi bisa berbentuk foto, gambar, media rekaman,
pita suara, film, disk, warkat,.elektronik dan lain sebagainya.
Arsip
atau dokumen dapat menjadi salah satu sumber data, informasi dan pengetahuan.
Sebab arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Alasan
ini relevan dikaitkan dengan pengertian atau definisi dokumen perusahaan,
karena dokumen organisasi adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat
dan atau diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik
tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Jadi karena arsip merupakan rekaman atau catatan yang mengandung data dan
informasi yang berkenaan dengan aktifitas, peristiwa apapun di dalam ataupun di
luar organisasi, arsip adalah sumber data akuntabilitas organisasi.
Arsip
mempunyai hubungan dengan pengembangan ilmu pengetahuan, dan hubungannya
signifikan. Agar arsip dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi ilmu
pengetahuan maka arsip yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan
secara sistematis, dan mudah diakses bilamana dibutuhkan. Arsip yang tercipta
mempunyai nilai, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya
akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan,
tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan, dapat
tersedia tepat waktu, dan mudah.
Untuk memiliki arsip yang memiliki karakteristik tersebut, sebuah organisasi
harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan profesional di
bidangnya. Kompetensi pencipta arsip dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan
bidang kerja, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat
rekaman dan sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan
semangat kerjanya. Sedangkan bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan
oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan dan sikap kerja yang
memungkinkan penyimpanan arsip secara sistematis, pemeliharaan dan penjagaan
arsip yang menjamin keselamatan arsip, dan pelayanan pengaksesan arsip yang
memuaskan setiap penggunanya.
Penting bagi Pimpinan organisasi untuk menentukan sejak awal tentang kebijakan,
prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip bagi setiap orang yang
membutuhkan. Mempertimbangkan berbagai
ketentuan tentang akses arsip, pengaksesan arsip harus menjadi hal yang
sederhana, dan mengedepankan prinsip pelayanan yang prima dan murah hati, demi kelancaran
pelaksanaan tugas.(Yohanes Suraja)