BI-RMS 2

Arsip merupakan salah satu sumber informasi pelaksanaan manajemen Bank Indonesia, ketersediaan arsip yang efektif, efisien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Arsip-arsip yang telah tercipta maupun yang diterima dari lembaga lain agar tidak hilang maupun rusak informasinya maka perlu mendapatkan perhatian yang khusus. Artinya perlu adanya sumber daya manusia di bidang kearsipan yang mampu melakukan pengelolaan arsip. Tanpa adanya sumber daya manusia di bidang kearsipan maka pengelolaan arsip tidak akan dapat berjalan dengan baik.

Untuk mencapai tujuan tersebut maka pada tanggal 10 dan 11 April 2014, Departemen Sumber Daya Manusia (DSDM-HCDC) dan Departemen Logistik dan Pengamanan (DLP-Divisi Arsip) bekerjasama menyeelenggarakan In-House Training (IHT) atau pelatihan Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI) bagi Pegawai KPw gelombang kedua, di Gedung Thamrin BI-KP.

Acara diikuti oleh Pegawai utusan 20 KPw, dihadiri oleh Pejabat Divisi Arsip KP, Narasumber, dibuka  Kepala Divisi Perencanaan dan Evaluasi Pengembangan SDM dan Perbankan (Sonny Handoko).

Dalam pelatihan ini materi yang disampaikan lebih difokuskan pada sistem kearsipan yang diterapkan di BI yaitu Bank Indonesia Record Management System (BI-RMS). Sistem ini dikembangkan untuk memudahkan proses pengelolaan arsip, yang berbasis web dan terintegrasi (BI-Wide) untuk mendorong tercapainya pengelolaan dokumen yang selektif, efektif dan efisien.

Nantinya jika BI-RMS dudah diaplikasikan maka proses pengelolaan arsip akan menjadi lebih simpel. Antara lain proses entry data, pencarian, pemindahan, penyimpanan, peminjaman, pemantauan peminjaman, penyusutan dan pemusnahan serta laporan volume arsip.

Sistem ini juga terintegrasi dengan system terkait yang ada di Bank Indonesia seperti AMDP, EDMS, Knowledge Link, K-Share, Aplikasi Digitalisasi Dokumen Perbankan dan aplikasi pengelolaan dokumen lainnya. Sesuai dengan sitem satu pintu, penyimpanan berdasarkan klasifikasi masalah, penggunaan berdasarkan kalsifikasi pengamanan akses serta penyusutan berdasarkan jadwal retensi.

Diharapkan setelah pelatihan ini dilakukan Pegawai dapat  memahami hardware dan software BI-RMS, memahami dan mampu menyiapkan sarana prasarana pendukung dalam mengoperasikan BI-RMS. Mengacu pada ketentuan perundang-undangan dan ketentuan intern BI, mengikuti standar sistem arsip nasional dan melibatkan partisipasi satuan kerja dalam menetapkan kebijakan dan pengeloaan dokumen.

Dalam praktek pemberkasan Pegawaipun diharapkan mampu memahami tatacara pemberkasan berdasarkan MDBI, dan mampu melakukan entry dokumen, memahami fungsi dan tugas validasi, mampu mengelola arsip sesuai dengan BI-RMS serta mampu meyusun laporan pengelolaan arsip Bank Indonesia.