Service Transformation

Dengan maksud ingin memenuhi kepuasan Pegawai  dan Stakeholder serta memperbaiki kekurangan yang selama ini menjadi penghalang kinerja Departemen Logistik dan Pengamanan (DLP), pada hari Jumat s.d Minggu tanggal 18 s.d 20 Oktober 2013, bertempat di Hotel Aryaduta – Karawaci Tanggerang, DLP bekerja sama dengan PT Chakra menyelenggarakan pelatihan “Service Transformation” bagi level Pegawai Manajer dan Asisten Manajer.

Pentingnya meningkatkan pelayanan terhadap Pegawai dan stakeholder karena berhubungan erat dengan tugas DLP yang dilakukan dalam upaya untuk memberikan rasa puas dan menumbuhkan kepercayaan stakeholder, sehingga orang orang yang berhubungan dengan DLP merasa dirinya dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan benar. Pelayanan juga merupakan strategi dalam rangka meningkatkan kinerja. Akan tetapi tidak cukup hanya memberikan rasa puas dan perhatian terhadap pelanggan saja, lebih dari itu adalah bagaimana cara merespon keinginan pelanggan, sehingga dapat menimbulkan kesan positif.

         Menyadari hal diatas maka sumber daya DLP harus ditunjang oleh kualitas sumber daya manusia yang handal, mempunyai visi yang jauh ke depan dan dapat mengembangkan strategi dan kualitas manajemen logistik Bank Indonesia, yang mempunyai keunggulan terutama dalam masalah governance. Yang tertuang dalam sasaran strategis DLP yaitu terwujudnya pengadaan barang dan jasa yang transparan, governance dan akuntabel.

Mindset yang selama ini dimiliki adalah bahwa Pegawai DLP hanya berperan dalam masalah memenuhi kebutuhan Pegawai BI, harus dirubah karena  bukan itu semata-mata yang dilakukan. DLP harus bisa mewujudkan organisasi yang efisien dan efektif dalam mendukung pelaksanaan strategi BI dalam bidang logistik. Antara lain meningkatkan kulaitas hasil penelitian dan kajian logistik mulai dari perencanaan sampai pelaksanaan, mengembangkan kompetensi dan memperkuat leadership, serta manajemen resiko dan kontrol.

Dengan mengikuti pelatihan dimaksud perannya kedepan akan berubah tidak hanya menjadi pelayan, tetapi harus bisa membuat stakeholder yang berhubungan dengan DLP akan merasa nyaman, merasa senang sehingga segala prasarana dan sarana logistik yang dibutuhkan benar benar dapat mendukung pelaksanaan tugasnya sehari-hari.

Cara berfikir yang baik akan menghasilkan kata-kata yang baik dan juga menghasilkan tindakan serta kebiasaan yang baik pula. Jika ditanamkan secara rutin setiap hari dalam diri individu Pegawai, maka akan tercipta karakter Pegawai yang dapat diandalkan serta menjadikan citra BI prioritas utama dalam tugas. Apalagi ditambah dengan masing masing divisi menetapkan indikator parameter untuk melakukan yang terbaik, antara lain mengutamakan pelayanan stakeholder, sistem yang efektif, melayani dengan hati, perbaikan yang berkelanjutan dan memberdayakan stakeholder untuk hal yang positif.

Parameter ini harus ditetapkan sebagai bentuk komitmen manajemen, dan setiap  periode wajib untuk memonitoring dan mengukur pencapaiannya dengan analisis data yang relevan. Kaitannya dengan tugas DLP adalah melihat bagaimana pelayanan dilakukan, seberapa kuat tujuan yang ingin dicapai, bagaimana dengan indeks kinerja uatama, bagaimana motivasi dan bagaimana usaha Pegawai. Sebab hal ini akan menentukan visi dari DLP yaitu menjadi mitra strategis yang kompeten, tanggap, dan terpercaya dibidang logistik, melalui penerapan manajemen logistik dan pengamanan yang mengacu pada praktek-praktek terbaik (best practices).

Sebuah kotak mental dalam diri, yang didukung oleh kemauan hati yang religius bahwa bekerja adalah ibadah maka setiap Pegawai akan membuat keteguhan dan komitmen yang akan menolong untuk bergerak dengan pelayanan untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditentukan. Motivasi ikhlas ibadah akan mudah digerakkan apabila dalam alam kognitif dan afektif mampu membayangkan, memahami secara jelas dan menghadirkan visi, misi, dan tujuan penting DLP tersebut. Jika ada kekurangan dan hal hal yang belum diketahui maka Pegawai harus terus belajar dan meningkatkan kemampuan, sehingga Kecepatan (waktu) Pelayanan,  akurasi (ketepatan) pelayanan,  kenyamanan,  respon (tanggung jawab) terhadap keluhan, inovasi pelayanan. Jika itu semua dapat dilakukan maka Integritas, Kerjasama, Kemauan Berprestasi, Kegigihan, Kecepatan Beradaptasi akan segera terwujud.

Ditekankan dalam pelatihan tersebut bahwa Pegtawai satuan kerja lain dan stakeholder adalah orang yang paling penting, stakeholder tak selalu menyenangkan tapi penting buat kita, stakeholder bukanlah beban atau pengganggu terhadap pekerjaan kita, maka layanilah stakeholder dengan special karena mereka memang special, stakeholder tidak tergantung pada kita, tetapi kita tergantung pada dia. Dia bukan orangluar BI, dia adalah bagian dari BI. Semua Pegawai DLP harus selalu bisa memperbaiki diri dari setiap pengalaman yang dialami dalam tugas sehari hari, agar selalu waspada dan tetap humble.