BI-RMS

Departemen Sumber Daya Manusia (DSDM-HCDC) bekerjasama dengan Departemen Logistik dan Pengamanan (DLP-Divisi Arsip), pada tanggal 3 dan 4 April 20014 menyelenggarakan In House Training (IHT) atau pelatihan “Manajemen Dokumen Bank Indonesia” (MDI) tahap pertama di Gedung Thamrin BI-KP. Pelatihan mengikutsertakan 21 KPw, 20 KPw lainnya akan ikut serta pada IHT tahap 2 tanggal 10 dan 11 April 2014. Sedangkan IHT MDBI untuk Satker Kantor Pusat akan dilaksanakan pada tahap 3, tanggal 24 dan 25 April 2014.

Penyelenggaraan pelatihan MDBI kali ini agak berbeda dengan pelatihan sebelumnya, sebab dalam pelatihan ini lebih difokuskan pada implementasi Bank Indonesia Record Management System (BI-RMS). Yaitu sebuah sistem aplikasi pengarsipan berbasis web yang terintegrasi (BI-Wide) dan mampu mendorong tercapainya sasaran MDBI dalam mewujudkan pengelolaan dokumen yang selektif, efektif dan efisien guna mendukung perencanaan, pengambilan keputusan, pengukuran kinerja, pengawasan, pengendalian dan pertanggungjawaban(akuntabilitas) dalam pelaksanaan prinsip-prinsip good governance. 

 Tujuan pengembangan aplikasi BI-RMS adalah untuk memudahkan proses pengelolaan arsip, antara lain : pencarian arsip, penyusutan arsip, penyimpanan arsip, pemantauan peminjaman arsip, laporan volume arsip, memudahkan pembuatan deskripsi arsip statis, melakukan dengan sistem terkait yaitu AMDP, EDMS, Knowledge Link, K-Share, Aplikasi Digitalisasi Dokumen Perbankan, dan aplikasi pengelolaan dokumen lainnya.

Diharapkan dalam pelatihan ini peserta dapat memahami strategi dan kebijakan MDBI serta sistem pengawasannya,  memahami kegunaan arsip bagi organisasi, memahami tanggungjawab pengelolaan dokumen/arsip BI, memahami petunjuk pelasanaan IKU manjemen implementassi BI-RMS 2014.

Selain itu setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan juga mampu mengoperasikan sistem aplikasi BI-RMS di satuan kerja, mampu menjadi pengelola administrasi BI-RMS, mampu menangani masalah BI-RMS, memahami hardware dan software BI-RMS, mampu menyiapkan prasarana pendukung yang digunakan dalam BI-RMS.

 Dalam praktek BI-RMS, peserta juga nantinya mampu melakukan entry dokumen kedalam BI-RMS, mampu melakukan tatacara pemberkasan termasuk validasi, pelayanan peminjaman, tatacara pemindahan arsip ke Sentral Khazana Arsip (SKA),  tatacara pemusnahan serta mampu menjadi mediasi satker dengan pengelola administrasi BI-RMS di Kantor Pusat.

Dengan adanya sistem BI-RMS ini maka Bank Indonesia sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam pengelolaan dokumennya. Hal ini berdampak pada pengelolaan arsip menjadi lebih mudah dan efisien, karena sudah terintegrasi keseluruh Satuan Kerja. Sehingga Satker juga dapat berpartisipasi aktif dalam penetapan kebijakan dan pengelolaan dokumen, serta menyusun laporan pengelolaan arsip.

 Kedepan pengawasan dan pembinaan MDBI yang dilakukan oleh Unit Kearsipan kantor Pusat akan menjadi lebih simpel, dilakukan paling tidak 2 tahun sekali. Dengan memberikan bantuan konsultasi dan bimbingan teknis pelaksanaan penertiban dokumen, serta penilaian tingkat ketertiban dokumen Satker.