Arsip Sebagai Sumber Informasi

Dalam kehidupan organisasi, kesadaran pentingnya arsip bagi pengembangan ilmu pengetahuan masih rendah. Hal ini disebabkan oleh pandangan dan praktik kearsipan di hampir setiap jenis organisasi yang hanya menekankan arsip adalah “surat”. Pada masyarakat arsip masih dipandang sebelah mata, bahkan banyak yang ber-opini bahwa arsip adalah hanya kertas usang digudang, sehingga sering mengabaikan fungsi arsip sebenarnya. Di era teknologi informasi sekarang ini, fungsi kearsipan menjadi semakin penting karena arsip merupakan alat bukti akuntabilitas sebuah organisasi yang memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, sekaligus menjadi sejarah yang tidak dapat dipisahkan. Arsip bukan hanya berbentuk kertas, tapi bisa berbentuk foto, gambar, media rekaman, pita suara, film, disk, warkat,elektronik dan lain sebagainya.

Arsip atau dokumen dapat menjadi salah satu sumber data, informasi dan pengetahuan. Sebab “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (Pasal 1 UURI No. 43 Tahun 2009).

Alasan ini relevan dikaitkan dengan pengertian atau definisi dokumen perusahaan, karena dokumen organisasi adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Jadi karena arsip merupakan rekaman atau catatan yang mengandung data dan informasi yang berkenaan dengan aktifitas, peristiwa apapun di dalam ataupun di luar organisasi, maka arsip dapat menjadi salah satu sumber data bagi kegiatan organisasi. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa adalah sebuah tindakan yang sangat terpuji.

Arsip mempunyai hubungan dengan pengembangan ilmu pengetahuan, dan hubungannya signifikan. Agar arsip dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi ilmu pengetahuan maka arsip yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan dapat diakses bilamana dibutuhkan. Arsip yang tercipta mempunyai nilai, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan, tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan, dapat diakses tepat waktu, mudah dan murah.

Untuk memiliki arsip yang memiliki karakteristik tersebut sebuah organisasi, harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan kompeten di bidangnya. Kompetensi pencipta arsip dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan bidang kerja, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat rekaman (catatan), serta sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan semangat kerjanya. Sedangkan bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan dan sikap kerja yang memungkinkan penyimpanan arsip yang sistematis, pemeliharaan dan penjagaan arsip yang menjamin keselamatan arsip, dan pelayanan pengaksesan arsip yang memuaskan setiap penggunanya.

Penting bagi Pimpinan organisasi untuk menentukan sejak awal tentang kebijakan, prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip bagi setiap yang membutuhkan. Mempertimbangkan berbagai ketentuan tentang akses arsip, pengaksesan arsip juga tidak harus bersikap birokratis, sehingga akses arsip menjadi hal yang sederhana, dan mengedepankan prinsip pelayanan yang prima dan murah hati, demi kelancaran pelaksanaan tugas. (Yohanes Suraja)