Arsip Sebagai Bukti Akuntabilitas Organisasi

Dalam kehidupan organisasi, kesadaran pentingnya arsip bagi kebutuhan organisasi masih rendah. Hal ini disebabkan oleh pandangan dan praktik kearsipan di hampir setiap jenis organisasi yang hanya menekankan arsip adalah “surat”.

Pada masyarakat arsip masih dipandang sebelah mata, bahkan banyak yang ber-opini bahwa arsip adalah hanya kertas usang digudang, bahkan sering mengabaikan fungsi arsip sebenarnya. Di era teknologi informasi sekarang ini, fungsi kearsipan menjadi semakin penting karena arsip merupakan alat bukti dan pertanggungjawaban pelaksanaan sebuah kegiatan yang memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, sekaligus menjadi sejarah yang tidak dapat dipisahkan. Arsip bukan hanya berbentuk kertas, tapi bisa berbentuk foto, gambar, media rekaman, pita suara, film, disk, warkat,.elektronik dan lain sebagainya.

 Arsip atau dokumen dapat menjadi salah satu sumber data, informasi dan pengetahuan. Sebab arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Alasan ini relevan dikaitkan dengan pengertian atau definisi dokumen perusahaan, karena dokumen organisasi adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Jadi karena arsip merupakan rekaman atau catatan yang mengandung data dan informasi yang berkenaan dengan aktifitas, peristiwa apapun di dalam ataupun di luar organisasi, arsip adalah sumber data akuntabilitas organisasi. 

Arsip mempunyai hubungan dengan pengembangan ilmu pengetahuan, dan hubungannya signifikan. Agar arsip dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi ilmu pengetahuan maka arsip yang tercipta harus mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan mudah diakses bilamana dibutuhkan. Arsip yang tercipta mempunyai nilai, karena kualitas data dan informasi yang terkandung di dalamnya akurat, bebas dari kesalahan, tidak bias, tidak menyesatkan, relevan, tersajikan secara lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan, dapat tersedia tepat waktu, dan mudah.

Untuk memiliki arsip yang memiliki karakteristik tersebut, sebuah organisasi harus didukung oleh sumberdaya manusia yang terbina dan profesional di bidangnya. Kompetensi pencipta arsip dapat dilihat dari penguasaan pengetahuan bidang kerja, ketrampilan dalam menggunakan peralatan dan media untuk membuat rekaman dan sikap kerja seperti kedisiplinan, kesungguhan, keseriusan, dan semangat kerjanya. Sedangkan bagi pengelola arsip, kompetensinya ditunjukkan oleh penguasaan pengetahuan kearsipan, ketrampilan dan sikap kerja yang memungkinkan penyimpanan arsip secara sistematis, pemeliharaan dan penjagaan arsip yang menjamin keselamatan arsip, dan pelayanan pengaksesan arsip yang memuaskan setiap penggunanya.

Penting bagi Pimpinan organisasi untuk menentukan sejak awal tentang kebijakan, prosedur akses, penggunaan, dan pelayanan arsip bagi setiap orang yang membutuhkan.  Mempertimbangkan berbagai ketentuan tentang akses arsip, pengaksesan arsip harus menjadi hal yang sederhana, dan mengedepankan prinsip pelayanan yang prima dan murah hati, demi kelancaran pelaksanaan tugas.(Yohanes Suraja)