Komunikasi Positif Meningkatkan Kinerja

Komunikasi yang baik dapat menciptakan dan memelihara kerjasama yang baik, sebaliknya komunikasi yang tidak berlangsung secara efektif dapat menjadi sumber konflik dalam organisasi. Oleh karena itu komunikasi yang efektif merupakan prasyarat dasar tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.

Dalam organisasi, komunikasi yang paling banyak terjadi adalah antara seorang atasan dengan bawahannya. Hal ini disebabkan oleh berbagai alasan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas sehari-hari, baik komunikasi yang diprakarsai oleh atasan maupun bawahan.

Agar komunikasi tersebut berjalan lancar masing-masing pihak perlu memperhatikan aspek yang terkait, sebab tujuan komunikasi adalah meningkatkan prestasi kerja. Maka seharusnya kumunikasi dimaksud tidak untuk menyerang atau menjelekan yang bersangkutan, melainkan ditujukan kepada segi-segi pelaksanaan tugas. Dengan demikian, bawahan akan apresiasi terhadap atasan karena mempunyai  itikad baik.

Informasi yang disampaikan dalam komunikasi hendaknya bersifat spesifik, sehingga dapat dipahami yang bersangkutan. Informasi yang bersifat umum akan menimbulkan berbagai interpretasi yang justru menciptakan masalah baru. Informasi yang disampaikan juga harus bersifat deskriptif bukan evaluatif, sebab informasi yang bersifat deskriptif dinilai lebih  obyektif. Sedangkan informasi yang bersifat evaluatif diwarnai oleh pertimbangan-pertimbangan subyektif, sehingga sulit diterima.

Dalam hal atasan memberitahukan kelemahan bawahan, harus disertai solusi permasalahan yang dihadapi. Sehingga bawahan merasa dibimbing, dilindungi dan dibantu tugasnya. Informasi mengenai sesuatu hal hendaknya secepatnya disampaikan, sehingga yang bersangkutan segera melakukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Hal ini menimbulkan kesan bekerja cepat dan memperhatikan kepentingan orang lain.

Atasan sejauh mungkin memperhatikan kesediaan atau kepentingan bawahan, apabila akan memberikan tugas. Agar bawahan merasa diperhatikan harkatnya dan tidak diperlakukan semena-mena, serta dapat meningkatkan motivasi dalam bekerja. Perintah atau umpan balik harus disampaikan dengan bahasa yang jelas dan simpatik untuk mengurangi terjadinya interpretasi yang berbeda dan mencegah distorsi. Pemahaman dapat merupakan syarat penting bagi berfungsinya komunikasi secara efektif.

Informasi hendaknya dapat dipercaya, agar tidak terjadi respon yang salah. Antara atasan dan bawahan harus saling percaya mempercayai, sehingga komunikasi berlangsung tanpa kecurigaan dan penuh kerjasama. Kesamaan persepsi atasan dan bawahan sangat penting demi terciptanya komunikasi, perbedaan persepsi cuma menghasilkan tindakan yang tidak perlu.

Dalam komunikasi antara atasan dan bawahan, tidak seharusnya menonjolkan status yang lebih tinggi, guna menghindari perasaan kensenjangan. Sebab komunikasi sangat tergantung pada perilaku dan pengertian semua pihak. Perhatian yang lebih besar perlu diberikan kepada bawahan dengan mempertimbangkan latar belakang pendidikannya, latar belakang sosial, pengalaman dan beban tugas yang dipikul. Yang tercermin dari dirinya pada persepsi, sikap, tindak tanduk dan perilaku yang bersangkutan. Komunikasi seperti ini dapat mempengaruhi perilaku motivasi bawahan secara positif, bahkan dapat mengubah dalam meningkatkan prestasi yang bersangkutan.

Di Bank Indonesia sendiri umumnya komunikasi telah berjalan cukup baik, namun masih terdapat hal-hal yang perlu mendapat perhatian, terutama komunikasi dua arah. Sebab dalam kegiatan seharihari komunikasi dua arah yang terjadi cenderung didominasi komunikasi vertikal dari atas kebawah melalui perintah, instruksi, petunjuk, nasehat, teguran. Kalaupun terjadi komunikasi dari bawah keatas, perannya sangat terbatas. Hanya berkisar  dalam bentuk laporan, itu pun kadang-kadang kurang mendapat tanggapan dari pihak atasan.

Pihak atasan sebenarnya menyadari pentingnya arti komunikasi dua arah, bahkan pada setiap kesempatan selalu dianjurkan adanya komunikasi dua arah tersebut. Namun karena kesibukan atasan, maka proses komunikasi dari bawah keatas kurang berjalan lancar, sehingga kehilangan maknanya. Hal lain komunikasi yang diprakarsai bawahan tidak mendapatkan yang diharapkan, karena yang disampaikan cenderung berbunyi ASAL BAPAK SENANG (ABS). Ini disebabkan karena atasan selalu menunjukan bahwa ia tidak senang menerima infomasi yang kurang menguntungkan.

Kadang-kadang dijumpai komunikasi atasan dengan bawahan terasa kaku dan terbatas, pihak bawahan enggan membantah dengan menyampaikan informasi yang sebenarnya, serta tak bersedia mengambil keputusan yang beresiko. Hal demikian tentu tidak mengakibatkan terjadinya komunikasi yang baik, pada akhirnya hanya akan merugikan pihak-pihak yang bersangkutan dan merugikan lembaga secara keseluruhan.

Dari berbagai hal tersebut diatas, sudah seharusnya atasan melakukan introspeksi dirinya sendiri dan melakukan analisa terhadap bawahannya mengenai strength, weakness, opportunity dan threat dari bawahannya. Introspeksi ini ditujukan untuk meneliti profile motivasi diri sendiri maupun bawahan, guna melakukan self assessment. Sehingga pada akhirnya akan menghasilkan dorongan yang kuat untuk mencapai kesuksesan dengan cara yang baik dan benar.