Forum Komunikasi Kearsipan Perbankan

Sejalan dengan telah dibentuknya Forum Komunikasi Kearsipan Perbankan (FKKP), Bank Indonesia menyelenggarakan pertemuan FKKP,  di Ruang Rapat Divisi Pengelolaan dan Pengaturan Kearsipan (Divisi Arsip) Bank Indonesia, Rabu 12 Maret 2014. Pertemuan ini dipimpin oleh Kepala Divisi Arsip Bank Indonesia, Sri Yulistianingsih atau Yulis panggilan akrabnya. Dihadiri oleh 38 orang utusan dan perwakilan pengelola kearsipan perbankan.

Yulis dalam sambutan pembukaan menyampaikan bahwa forum yang dibentuk sangat bermanfaat, sebagai forum komunikasi antar perbankan nasional terkait dengan tata kelola dokumen. Bertujuan melakukan standarisasi tata kelola dokumen perbankan, dan meningkatkan kemampuan para pengelola dokumen di bank masing-masing,  serta sebagai mitra OJK selaku lembaga pengawas bank.

Kegiatan yang dilaksanakan adalah melakukan knowledge sharing informasi dalam hal pengelolaan dan penanganan kearsipan. FKKP ini memiliki peran strategis dalam pengembangan arsip lembaga, mengingat dalam forum ini berbagai permasalahan pengembangan kearsipan dan pentingnya arsip dibahas secara bersama-sama, antara lain masalah dokumen, tuntutan nasabah, standarisasi jadwal retensi.

Berkenaan dengan telah dialihkannya fungsi pengaturan dan pengawasan bank dari BI ke OJK, maka proses alih media dokumen perbankan otomatis harus segera dilakukan oleh perbankan. Hasilnya berupa pemberkasan dokumen (softcopy) pengaturan dan pengawasan bank, yang dilakukan sejalan dengan perkembangan teknologi yang amat pesat, kearsipan harus dikelola secara professional dengan menerapkan teknologi informasi komunikasi terbaru agar dapat mengikuti perkembangan jaman.

Dijelaskan bahwa pengelolaan arsip selalu dinamis, dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan, yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada Undang-undang No 43 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012. Penanganan dokumen bukan pekerjaan yang kecil, pondasinya harus kuat. Bank yang banyak masalah pengelolaan arsipnya harus baik, sehingga apabila arsip atau dokumennya dibutuhkan selalu tersedia.

Untuk mencapai visi dan misinya serta melaksanakan program kerja, FKKP membentuk 4 tim kerja yang dikoordinir beberapa bank yaitu, Bank Mandiri sebagai tim kerja penyusun Self Regulated Organization (SRO) terkait dengan jadwal retensi arsip, Bank BRI sebagai tim kerja penyusun program pelatihan kearsipan, Bank BII sebagai tim kerja sosialisasi dan edukasi terkait mutu pengelolaan kearsipan di lembaga dan SDM, serta Bank Panin sebagai tim koordinator umum.

Dengan adanya forum komunikasi ini, diharapkan peningkatan SDM pengelolaan arsip menjadi arsiparis segera terwujud. Arsip sebagai asset nasional, sangatlah penting yang mengambarkan kinerja suatu organisasi, serta sebagai identitas dan jatidiri bangsa.